Wdrażanie innowacji cyfrowych powinno być oparte na analizie potrzeb i procesów, a systemy powinny rozwiązywać konkretny problem i służyć ludziom. Warto także pamiętać, że wdrażanie jest procesem ciągłym, a nowinki technologiczne powinny być oceniane na podstawie profesjonalnych wymagań.
Na ten temat mówili uczestnicy panelu pt. ”Jak wdrożyć innowacje cyfrowe , nie popełniając błędów oraz nie tracąc zaufania pacjentów”, który odbył się w ramach X edycji Akademii Managera Ochrony Zdrowia.
Prowadzący spotkanie Łukasz Sosnowski z Naczelnej Izby Lekarskiej, który prowadzi projekty dotyczące innowacji i cyberbezpieczeństwa w ochronie zdrowia, stwierdził, że nowe technologie są wdrażane nie tylko dzięki ich twórcom, ale dzięki prowadzącym placówki medyczne, którzy stosują je na co dzień.
Szpital pod Bukami rozpoczął wdrażanie systemu Medidesk w roku 2018.
– Początku były trudne, ponieważ zaczęliśmy od technologii, a nie od ludzi i procesów, jak to powinno wyglądać. System był, ale nie w pełni wykorzystany. Dopiero gdy w czasie pandemii zaczęliśmy tworzyć call center, okazało się, że znacznie zwiększyliśmy odbieralność rozmów, co się przełożyło na realne pieniądze – mówiła Agnieszka Kowalczyk-Skęczek ze Szpitala pod Bukami, która podkreśliła, że ważne jest, aby przyjrzeć się wszystkim procesom w placówce, zacząć od podstawowych stanowisk, przejść przez wszystkie funkcje, poznać procesowość i zrozumieć, gdzie są potrzeby.
– Bez zaangażowania nie ma efektu – dodała.
Lesław Skibiński z Medidesk potwierdził, że proces tworzenia systemu dla danej placówki zaczyna się od analizowania jej potrzeb.
– Placówki powinny więc zacząć od analizy własnych procesów i postawić sobie cel, który chcą osiągnąć i dopiero do tych potrzeb trzeba dopasować system. Najlepiej wdrażać innowacje małymi krokami, czasami pozwalają one tworzyć rozwiązania, o których pacjenci nawet nie wiedzą – dodał.
Adam Kołodziejczyk z Gabos Software zauważył, że czasami wiedza na poziomie managerskim na temat procesów wdrożonych w placówek i faktycznie realizowanych jest różna.
– Dlatego przy wdrożeniu systemu dobrze jest poznać, jak rzeczywiście pracujemy, zmodyfikować to i dobrać pod te potrzeby funkcjonalny system. Warto także wyznaczyć osoby odpowiedzialne za procesy, takie, które się nie boją podejmować decyzji – mówił.
Lena Garnik z Centrum Medycznego Gamma zasugerowała, że trzeba zacząć od dokładnej analizy ścieżki, którą musi przejść pacjent, najlepiej sprawdzić to osobiście, wcielając się w jego rolę.
– Trzeba także rozmawiać z ludźmi, z managerami, którzy się przyzwyczaili do pewnych procesów i zapytać ich dlaczego tak to robią – mówiła.
W Centrum Medycznym Gamma, gdy stosowana była tylko papierowa dokumentacja, co miesiąc powstawało jej 16 segregatorów.
– Mimo że jest elektroniczna dokumentacja medyczna, to pacjenci przynoszą wiele informacji na piśmie, a dokumenty musimy przechowywać przez 20 lat trzymać, nawet gdy je skanujemy – mówiła Lena Garnik.
Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu w szpitalu używane są tablety z formularzami, zintegrowane z systemem HIS-em, na których pacjent wypełnia kwestionariusz i składa podpis biometryczny (podpis odręczny składany na ekranie tableta). Dokumenty trafiają do historii choroby i w ten sposób tworzy się baza nie ucyfrowionych, ale cyfrowych danych, które można przetwarzać.
-Takie rozwiązanie spełnia także wymogi dostępności, na przykład dla osób słabiej widzących – dodał Michał Dybowski, reprezentujący Healthcare Poland.
Nieco bardziej skomplikowane może to być w przypadku niektórych dokumentów, na przykład skierowania na badania obrazowe, takie jak rezonans magnetyczny, ponieważ wymagane są podpisy kilku osób i dokument musi być dostępny w różnych obszarach działalności placówki (pracownia, poradnia).
– Ucyfrowiona może być także dokumentacja w zakresie medycyny pracy, ale ciągle pacjent musi otrzymać papierowy dokument, z którym wraca do pracodawcy, jednak pewnie niedługo się to zmieni – mówił Piotr Więcek-Janka z Sign on Tab.
Andrzej Osuch, reprezentujący Lux Med zwrócił uwagą na pułapkę teoretyzowania polegającą na pojawianiu się bardzo wielu pomysłów, co można by zrobić za pomocą nowej technologii, które mogą być nieadekwatne do faktycznych potrzeb i do tego, na co pozwala stan prawny. Mówił też o aktywnym włączaniu pacjentów do procesu definiowania potrzeb.
– Sprawdzają się hybrydowe, łączone metody wysłuchania postulatów oraz sięgania do nietypowych źródeł. My mamy skuteczny kanał przekazywania wymagań przez pacjentów- przez reklamację. Inne kanały to na przykład wywiady moderowane w trakcie testowania innowacji – mówił.
Rafał Dunal z Polskiej Izby Informatyki Medycznej mówił o tym, skąd brać środki na nowe technologie, między innymi na informatyzację placówek. Dostępne są one w ramach programów finansowanych ze środków KPO, innowacyjne projekty prowadzi także Centrum e-Zdrowia, które tworzy platformę usług inteligentnych, udostępniających algorytmy AI odnośnie różnych obszarów.
Michał Dybowski wspomniał o programie nieoprocentowanych pożyczek z BGK, a także o takich rozwiązaniach jak projekt domowej opieki medycznej, czy o możliwości dołączenia do hubów medycznych.
– Naszą rolą jest wspieranie przedsiębiorczości oraz innowacyjności na wszystkich obszarach. Ponieważ ważne są także regulacje prawne, dopuszczające innowacje, współpracujemy z różnymi instytucjami, takimi jak ZUS, UODO, a także organizacjami jak Polska Federacja Szpitali czy Porozumienie Zielonogórskie. Udało nam się zgromadzić zespół inwestorów. Mamy model przygotowany w 3 szpitalach, testujemy go i sprawdzamy, czy jest dobry do zastosowania. Po przeprowadzeniu testów przedstawimy raport i ocenę ryzyka wdrożenia wraz z kosztami– mówił.
W Szpitalu pod Bukami z aplikacji dla POZ korzysta kilka tysięcy pacjentów, jest to narzędzie pozwalające oszczędzić czas lekarzy, między innymi poprzez wstępny triaż pacjentów.
– Zarówno lekarze jak i pacjenci doceniają to rozwiązanie – mówiła Agnieszka Kowalczyk-Skęczek.
W Centrum Medycznym Gamma, które prowadzi szpital ortopedyczny, nie przyjęło się rozwiązanie, polegające na tym, że lekarz dyktuje informacje bezpośrednio do dokumentacji medycznej, które jest popularne wśród radiologów.
– Innowacje operacyjne są równie ważne jak nowinki diagnostyczne. Klasyczne metody wdrażania nie zawsze się sprawdzają, lepiej zastosować elastyczne metody. Warunkiem jest to, aby zespół wdrożeniowy zweryfikował jakość produktu – mówił Andrzej Osuch.
Prelegentami podczas panelu byli: Michał Dybowski, Healthcare Poland / PFSZ, Rafał Dunal, Polska Izba Informatyki Medycznej, Łukasz Sosnowski z Naczelnej Izby Lekarskiej (prowadzący), Lena Garnik, Centrum Medyczne Gamma, Andrzej Osuch, Lux Med, Agnieszka Kowalczyk-Skęczek, Szpital pod Bukami, Piotr Więcek-Janka, Sign on Tab, Lesław Skibiński, Medidesk oraz Adam Kołodziejczyk, Gabos Software.
X edycja Akademii Managera Ochrony Zdrowia miała miejsce 18 i 19 września 2025. Organizatorem wydarzenia był Medidesk, Pracodawcy dla Zdrowia byli jego partnerem.